Syndic

Le CABINET PORTES IMMOBILIER (exerçant sous la forme de Sarl Globe Immobilier) est un cabinet totalement indépendant et familial dirigé par Monsieur Portes Robert, affilié à la FNAIM et à la caisse de garantie CGAIM pour un montant en 2013 de 660 000€. Les activités exercées sont le syndic de copropriété, et la transaction immobilière.

Son emplacement, en plein centre ville de Biarritz, à proximité des Halles, permet une visite aisée des copropriétaires ou intervenants.

Monsieur Portes titulaire d’une licence de Sciences économiques et diplômé de l’institut des études juridiques et d’urbanismes de la construction de Toulouse (IEJUC) exerce sous la carte professionnelle délivrée par le Préfecture de Pau sous le numéro : T/G 2006-1186.

Monsieur Portes, âgé de 49 ans exerce l’activité d’administrateur de biens et syndic de copropriété depuis près de 28 ans. Sa formation dans un groupe national « Particimmo » à Toulouse lui a permis d’acquérir tous les rouages de cette profession avant de reprendre un cabinet familial existant depuis 1921 sur Agen. La politique de croissance des groupes nationaux de syndic a contraint la cession de ce cabinet familial et donc la création sur la Cote Basque de l’activité de gestion de copropriété au sein de l’agence Globe dénommée maintenant PORTES IMMOBILIER.

Sa principale activité étant le syndic de copropriété.

UN SEUL GESTIONNAIRE ET DECISIONNAIRE : Mr Robert Portes qui assure avec Maïder Roumagnac sa collaboratrice:

  • Visites régulières et suivi technique de l'immeuble
  • Préparation des Assemblées Générales
  • Communication régulière avec le conseil Syndical et Copropriétaires
  • Suivi des sinistres et expertises
  • Respect des dispositions légales et réglementaires
  • Application du règlement de copropriété
  • Contrôle et suivi des travaux et décisions d'Assemblée Générale
  • Négociation des contrats et marchés
  • Elaboration des budgets et maîtrise des charges
  • Suivi du personnel de l'immeuble
  • Elaboration d'un rapport annuel de gestion et du budget prévisionnel avec le Conseil Syndical
  • Contrôle annuel des comptes avec les membres du Conseil Syndical
  • Clôture et réédition des comptes

Deux collaborateurs assurent :

  • Edition et envoi des convocations et procès verbaux d'Assemblée Générale
  • Envoi et suivi des demandes de devis et d'intervention
  • Suivi des dossiers sinistres, dommages ouvrages et expertises avec le Gestionnaire
  • Communication permanente avec les copropriétaires et les fournisseurs
  • Suivi administratif
  • Permanence téléphonique aux heures ouvrées
  • Contrôle des factures et augmentation des contrats
  • Gestion des relances et impayés
  • Lancement des appels de fonds
  • Réponse aux différentes demandes (permanence téléphonique le matin pour une meilleure gestion de vos comptes)
  • Réalisation des états datés et autres informations aux Notaires
  • Gestion du personnel de l'immeuble

Le parc de copropriété géré en 2012 est d'environ 50 immeubles, ce qui représente près de 1000 lots. Ces immeubles (de 3 à 100 lots) sont localisés sur tout le secteur de Biarritz et environs proches. Mr Portes et ses collaborateurs participent à des formations, chaque année, afin d'actualiser leurs connaissances réglementaires dans leurs domaines d'activités.

Pour tout renseignement, la réception de la clientèle ainsi que la prise des appels téléphoniques se font tous les jours ouvrables du lundi au vendredi de 10h00 à 12h30 et de 14h00 à 18h00, Pour les renseignements concernant la comptabilité, un rendez-vous est préférable au bureau mais l’envoi de fichier par mail est incontournable.

Vous avez la possibilité de nous contacter en permanence pendant les heures ouvrables, soit par téléphone, soit par email commun à toute l’agence. Nous nous engageons à répondre sous 48h maximum aux appels ou aux mails.

Il sera communiqué aux conseillers syndicaux le numéro de portable du responsable permettant de le joindre en dehors des heures d’ouverture.

Les courriers papiers sont traités et font l'objet d'une réponse sous 10/15 jours.

En ce qui concerne la gestion de votre copropriété, nous vous proposons que Mr PORTES, assisté de Mme Roumagnac Maïder en assure le suivi et les visites.

Notre structure, du fait de sa taille familiale, de son organisation et du suivi rigoureux dans la gestion des copropriétés, nous permet d'être réactifs et de traiter les informations au jour le jour. Des visites régulières sont prévues sur place tout au long de l'année, les dates peuvent être fixées à l'avance et pourront être affichées dans le hall de chaque entrée.

Avec le Conseil Syndical, tout au long de l'année, nous assurerons le respect des contrats de maintenance, le suivi des travaux votés en Assemblée Générale, le contrôle de leur exécution, le suivi et le contrôle des factures et du budget, mais nous connaissons avant tout, nos limites de responsabilités et n’hésitons pas à nous entourer de sachant ou d’hommes compétents.

Le Président du conseil syndical aura la possibilité d’avoir un accès au compte en banque séparé pour consulter uniquement l’historique et le solde bancaire par internet directement auprès de l’établissement bancaire.

Notre contrat correspond aux dernières modifications prévues par le décret Novelli et est conforme à l’avis du Conseil National de la Consommation du 27 septembre 2007.

Différentes tâches et services, non des moindres, y sont inclus. Par exemple :

  • Elaboration de l'ordre du jour de l'Assemblée Générale en collaboration avec le Conseil Syndical
  • Suivi régulier des factures à payer et des états débiteurs des charges avec le Conseil Syndical
  • Mise en place et suivi de plan pluriannuel de travaux si besoin
  • Recherche des aides adaptées à chaque type de travaux (déduction fiscale, économie d'énergie, Subvention…)
  • Présentation au Conseil Syndical des dernières obligations en matière de copropriété, ex : Obligation à partir de 2010 d'effectuer le Diagnostic de Performance
  • Energétique (Grenelle 2), modification des décrets concernant la recherche d’amiante...
  • Le suivi du personnel d'immeuble ainsi que la planification des tâches font l'objet d'une attention particulière. Le rapport avec le gardien doit être particulièrement suivi pour obtenir le meilleur service possible, notre expérience en la matière est particulièrement satisfaisante dans l'ensemble de nos immeubles.
  • Etc...

En espérant que cette présentation de notre cabinet vous apportera les réponses que vous attendiez, Mr Robert Portes se tient à votre disposition pour toute information complémentaire.
Sachez que nous souhaitons vivement mettre toutes nos compétences au service de votre copropriété, en espérant une très prochaine collaboration.

ROBERT PORTES

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